MONITORING PRACOWNIKÓW CZYLI „WIELKI BRAT RODO” PATRZY #1

Jeśli w swoim lokalu, hotelu, restauracji masz włączony monitoring, to ten artykuł może Cię zainteresować.

Zanim pojawi się u Ciebie kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy czy Urzędu Ochrony Danych Osobowych, dobrze byłoby, żebyś dostosował swój monitoring do przepisów Kodeksu Pracy i RODO. Bez tego, prowadzony przez Ciebie monitoring będzie uznany za nielegalny.

Co znajdziesz w tym wpisie?

Przede wszystkim dowiesz się z niego, jakie obowiązki ciążą na Tobie jako na pracodawcy. O tym jakie obowiązki ciążą na Tobie względem Klientów – będzie w kolejnym wpisie.

Zacznijmy od początku – przepisy dopuszczają prowadzenie monitoringu.

Jednak nie można sobie wprowadzić monitoringu „tak po prostu”, w stylu „kupię i włączę”.

Wprowadzając monitoring musisz wykonać kilka podstawowych kroków by był on legalny.

W ramach monitoringu przetwarzane są bowiem dane osobowe np. w postaci wizerunku czy głosu.

KROK 1 – RODZAJ MONITORINGU

Sprawdź czy stosowany przez Ciebie monitoring zapisuje nagrania? Sprawdź też, czy nagrywasz tylko wideo czy także audio.

Na 99% w twoim przypadku nagrywanie audio będzie niedozwolone. Będzie ewidentnym naruszeniem zarówno przepisów prawa pracy, jak i RODO.

KROK 2 – CEL STOSOWANIA MONITORINGU

Zastanów się w jakich celach prowadzisz monitoring pracowników. Kodeks pracy jednoznacznie wskazuje, że monitoring będzie dozwolony tylko w sytuacji, gdy będzie Ci potrzebny do:

  • zapewnienia bezpieczeństwa,

  • ochrony mienia,

  • zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

KROK 3- MIEJSCA MONITOROWANE

Przepisy prawa pracy wskazują miejsca, które monitoring powinien co do zasady omijać. Chodzi tu o miejsca, w których pracownicy powinni mieć zapewnioną prywatność. Gdzie nie powinno być kamer?

Przede wszystkim w:

  • pomieszczeniach sanitarnych,

  • szatniach,

  • stołówkach,

  • palarniach,

  • pomieszczeniach socjalnych.

Co w przypadku, gdy jednak monitoring jest tam prowadzony?

Jeśli monitoring znajduje się w tym miejscach, należałoby przede wszystkich sprawdzić czy na pewno jest to niezbędne, a jeśli tak – to powinieneś spełnić dodatkowe wymogi, o których wspomina Kodeks Pracy.

KROK 4 – OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH Z MONITORINGU

Nie, nie można przechowywać danych z monitoringu „do końca świata i jeden dzień dłużej”.

Maksymalny okres to 3 miesiące. W wyjątkowych przypadkach, można przechowywać dłużej – jednak musi to być uzasadnione np. tym, że nagrania są przechowywane w związku z toczącą się sprawą w sądzie lub innymi istotnymi okolicznościami.

KROK 5 – ZABEZPIECZENIE NAGRAŃ

Jako osoba prowadząca monitoring musisz zadbać o to, żeby nagrania były właściwie zabezpieczone, tzn. nie powinno być tak, że np. każdy pracownik będzie miał swobodny dostęp do nagrań. Będzie to łatwe do sprawdzenia przez kontrolę, która poprosi o pokazanie miejsca przechowywania nagrań.

KROK 6 – WERYFIKACJA DOSTĘPU DO NAGRAŃ (WEWNĄTRZ FIRMY)

KROK 7 – WERYFIKACJA DOSTĘPU DO NAGRAŃ PRZEZ FIRMY ZEWNĘTRZNE

Poza zabezpieczeniem danych, istotne jest to, żeby dostęp do nagrań z monitoringu miały tylko osoby przez Ciebie upoważnione. W związku z tym powinieneś przygotować odpowiednie upoważnienia do przetwarzania danych przez konkretne wyznaczone przez Ciebie osoby.

Jeśli monitoring jest obsługiwany przez firmę zewnętrzną – powinieneś zawrzeć z taką firmą umowę powierzenia przetwarzania danych. W innym przypadku, brak tego typu upoważnień/umów może być uznany za naruszenie przepisów skutkujące różnymi sankcjami. Ta kwestia jest aktualnie weryfikowana podczas kontroli przez PIP i Urząd Ochrony Danych Osobowych.

KROK 8 – INFORMACJA DLA PRACOWNIKÓW

Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy prowadzącego monitoring to obowiązek informacyjny.

Jak należy go zrealizować?

Informacje o monitoringu, o jego celu, zakresie, sposobie zastosowania powinny:

  • znaleźć się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. W przypadku pracodawców, którzy nie muszą posiadać ww. dokumentów, informacje te powinny się znaleźć w obwieszczeniu/oświadczeniu pracodawcy.

  • być przekazane na piśmie każdemu nowemu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy.

Co więcej, w przypadku wprowadzenia monitoringu należy także oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Mogą służyć temu popularne piktogramy z oznaczeniem kamery.

Więcej informacji na temat monitoringu możecie przeczytać także w Wytycznych Urzędu Ochrony Danych Osobowych na stronie: https://uodo.gov.pl/pl/138/354

W razie pytań bądź potrzeby wsparcia przy dostosowaniu monitoringu do RODO lub wdrożeniu RODO w Twojej restauracji, hotelu, kawiarni – skontaktuj się ze mną.

Kinga Konopelko – radca prawny, bloguje o prawie dla przedsiębiorców (w tym dla branży HoReCa), ekspert i wdrożeniowiec RODO, pasjonatka e-brandingu, usprawniania biznesów i zarządzania.

Dzieli się wiedzą jak działać legalnie w biznesie.

Prywatnie: żona i mama z dystansem do życia.

GASTROLAW – prawo w gastronomii
– https://gastrolaw.pl/

RADCA PRAWNY – KINGA KONOPELKO

– https://kingakonopelko.pl/
– twitter.com/KingaKonopelko

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *